Assistenz der Geschäftsleitung / Sekretariat
in Wien und Remote

Wir sind ein ein junges/junggebliebenes Startup-Team mit flachen Hierachien und abwechslungsreichen Tätigkeitsbereichen. Als Dienstleister für touristische Leistungen betreuen wir hauptsächlich Flußkreuzfahrtschiffe entlang der Donau. Außerdem sind wir tätig als Tourenanbieter, Bildungsinstitut mit Aus- und Weiterbildungen im Tourismus, Eventmanagement mit Technik von Live-Streaming, sowie Tourismus Consulting. Deine Anstellung erfolgt bei der DonauGuides GmbH.

Momentan haben wir neben mir als Chef und meiner (Geschäfts-)Partnerin 2-3 virtuelle Assisstenen:innen im Team. Diese wollen wir in einer Teilzeitstelle zusammenfassen. Die neue Teilzeitstelle soll das Backoffice von allen oben genannten Bereichen betreuen. Also hauptsächlich die Kommunikation mit den Kund:innen, Projektassistenz und Assistenz der Geschäftsführung, die Wartung der Angebote, Websiten, Social-Media Kanäle.
Wir sind sehr smart und digital aufgestellt (Projektmanagement Software Basecamp und viele Automatisierung im Buchhaltungsbereich). Es handelt sich demnach um eine Stelle in einem aufstrebenden StartUp mit flacher Hierarchie und vielen Betätigungsfeldern. Du bekommst natürlich ein Macbook und Iphone gestellt.

Wen suchen wir?

• Teilzeitkraft für 20-25h pro Monat
• Sekretariat/Back Office für touristischen Dienstleister
• Assistenz bei Veranstaltungen
• Vor Ort im Büro in Wien und Homeoffice

Deine Aufgaben:

• Email und Telefonbeantwortung
• Einteilung von Freiberufler:innen
• Rechnungsstellung und Abrechnung
• Angebotserstellung
• Assistenz der Geschäftsführung
• Büroorganisation
• Einpflegen von Content auf Webseiten
• Betreuung von Social Media Plattformen
• Dokumentation / Zusammenfassung /Aufarbeitung von Seminaren und Schulungen bei Kunden
• Newsletter versenden mit Online-Tools wie Mail Chimp
• Umgang mit Online-Shops wie Regiondo, Woocommerce
• Genauigkeit und Sorgfalt im Büroalltag
• Selbstorganisation

Deine Voraussetzungen:

• Sehr gute Deutsch-Kenntnisse (eigentlich Muttersprache, mindestens C1)
• Sehr gute Englisch-Kenntnisse (mindestens C1)
• Oben genannte Sprachkenntnisse schriftlich (rechtschreibsicher!) und mündlich
• Fähigkeit, sich schnell in Aufgabenstellungen einzuarbeiten und zu recherchieren
• Sehr guter Umgang mit Email, allen Office- und Webanwendungen
• Umgang mit Buchhaltungssoftware (SeVdesk, Lexoffice, BMD, Zistemo)
• Kenntnisse von richtiger Rechnungsstellung
• Freude an und Kenntnisse der großen Social Media Plattformen (Hochladen und Erstellen von Beiträgen)
• Arbeiten mit Zoom und Teams
• Bereitschaft in der Apple-Welt zu arbeiten bzw sich schnell einzuarbeiten

Bezahlung nach Kollektivvertrag, sowie nach Qualifikation und Erfahrung.

Du hast immer noch Interesse? Cool, dann passt Du zu uns! 🙂
Bewerbungsformular:
https://docs.google.com/forms/u/1/d/e/1FAIpQLSeRay_BY92WQ-HaSYeHIJBF59ZGxzSFM6BbzDE16A5bzg98qw/viewform?usp=sf_link